Procedurregler
Procedurregler för direktupphandling samt beloppsgränser
Köp över disk till ett belopp under 5 000 kr
Beloppsgräns:
0 kr – 5 000 kr
Procedurregel:
Köp ”över disk” kan göras antingen med hjälp av en rekvisition, betalkort,
genom att leverantören skickar faktura eller genom ersättning för kontantutlägg. Det är ej tillåtet att använda privata bonus/medlemskort t.ex. Med Mera, ICA etc.
Direktupphandling för belopp mellan 5 000 kr och 50 000 kr
Beloppsgräns:
5 000 kr – 50 000 kr
Procedurregel:
Med utgångspunkt från kravspecifikationen begärs prisuppgifter in från
minst 3 leverantörer, detta kan göras muntligen men bör helst göras
skriftligen.
Innan beställning görs skall inköparen kontrollera att vald leverantör har
betalt sina skatter, socialförsäkringsavgifter, om de är registrerade i
företagsregistret samt att de har F-skatt.
Beställning skall alltid göras skriftligen och leverantören skall lämna ett
beställningserkännande. Blankett för detta finns på upphandlingssidan på
KTHs intranät.
Direktupphandling för belopp mellan 50 000 kr och 287 000 kr
Beloppsgräns:
50 000 kr – 287 000 kr
Procedurregel:
Skriftlig förfrågan skickas till minst 3 leverantörer. En blankett för
förfrågningsunderlag för direktupphandling finns på upphandlingssidan på
KTHs intranät.
Utvärderingen görs mot valda utvärderingskriterier.
Beställning skall alltid göras skriftligen och leverantören skall lämna ett beställningserkännande. Blankett för detta finns på upphandlingssidan på
KTHs intranät.
Direktupphandling vid synnerliga skäl
Beloppsgräns:
Ingen
När får det användas:
Bristande planering i upphandlingsprocessen är inte synnerliga skäl, utan synnerliga skäl är vid synnerlig brådska som inte kunnat förutses av den upphandlande enheten. Direktupphandling kan t.ex. användas för att förhindra stora skador och stora kostnader som annars kan bli följden av ett utdraget upphandlingsförfarande, ett exempel kan vara vid ett haveri av en anläggning som måste åtgärdas omedelbart för att minimera följdskador.
Procedurregel:
Om tiden medger bör prisuppgifter tas in från lämpligt antal leverantörer och skriftlig beställning lämnas.
Dokumentation av direktupphandling
All direktupphandling skall som all annan upphandling dokumenteras. Det som ska ingå i upphandlingsakten är minst följande dokumentation:
Vad har köpts?
Vem har skött upphandlingen?
Vilka har tillfrågats? Öppningsprotokoll från en eventuell anbudsöppning samt anbuden.
På vilket sätt har de tillfrågats? Eventuella förfrågningsunderlag bifogas.
Vilka priser erhölls?
Varför valdes leverantören? Utvärderingsprotokoll. Beställningen.
Procedurregler vid förenklad upphandling
Beloppsgräns:
287 000 kr - tröskelvärdet för EU-upphandlingar (f.n. 1 233 000 kr).
Procedurregel:
Information om genomförda upphandlingar sker löpande till Karin Blom.
Procedurregler vid EU-upphandling
Beloppsgräns:
Över tröskelvärdet för EU-upphandlingar (fn 1 233 000 kr).
Procedurregel:
Anmälan om upphandling skall ske till Skolans upphandlingsansvarige före
31 december för att erhålla hjälp påföljande år av KTH:s upphandlingsansvarige. De planerade upphandlingarna anmäls gemensamt till KTH av Skolans upphandlingsansvarige i samband med att budgeten lämnas in.
Skolans upphandlingsansvarige gör en preliminär annonsering under januari,
vilket leder till förkortad slutlig annonseringstid; från 52 till 33 dagar.
Procedurregler vid upphandling av enstaka lärartjänster
Beloppsgräns:
150 000 kr
Beslutande:
Prefekten, får ej vidaredelegeras
Procedurregel:
Eftersom det endast är en person som kan utföra just denna tjänst kan man begära in prisuppgift från enbart dennes firma.
