Inköps- och upphandlingsrutin för Skolan för Teknikvetenskap

Syfte med upphandlingsrutinen

Denna rutin är till för att beskriva hur avrop/inköp och upphandlingar skall genomföras på Skolan för teknikvetenskap samt vilka som äger rätt att göra dessa och att tillse att Lagen om offentlig upphandling, LOU, följs.

Bakgrund

Inköp/upphandling på KTH regleras genom Lagen (1992:1528) om offentlig upphandling, LOU. Eftersom LOU grundar sig på EU-direktiven för upphandling samt att vi ska följa ”Fördraget om upprättandet av Europeiska gemenskapen ”innebär det att vi inte får åsidosätta de principer som regleras här. Dessa är bland annat: principen om fri rörlighet för varor, etableringsfrihet, frihet att
tillhandhålla tjänster samt principer som följer av dessa nämligen:

• likabehandling,
• ickediskriminering,
• ömsesidigt erkännande,
• proportionalitetsprincipen samt
• öppenhetsprincipen.

Utgångspunkten för alla inköp/upphandlingar är således att den skall göras med utnyttjande av de konkurrensmöjligheter som finns och att alla leverantörer ska behandlas lika. Anbudsgivare, anbudssökande och anbud skall behandlas objektivt och utan ovidkommande hänsyn.

Rätt att teckna firman

Rätt att teckna firman på KTH har endast rektor eller den han har delegerat denna rätt till.

För skolan har skolchefen fått denna delegation.

För institutionerna har prefekten fått denna delegation. Detta innebär således att prefekt är den som skriver under bl.a. förfrågningsunderlag och beställningar på institutionerna. Prefekten kan i sin tur delegera denna rätt till personal på institutionerna antingen för vissa funktioner eller för ett enskilt upphandlingsärende.

Upphandlingsorganisation

Upphandlingsansvarig för Skolan för teknikvetenskap är Karin Blom. Det praktiska upphandlingsarbetet hanteras av upphandlare på respektive institution.

Under beloppsgränsen 50 tkr, får ekonomisk attestansvarig utföra inköp/upphandling utan prefektens godkännande. Vid upphandling över 50 tkr krävs prefekts godkännande.

Upphandlare på respektive institution är för närvarande:

• Matematik – Leena Druck
• Fysik – Carina Ankarloo
• Tillämpad fysik- Carina Ankarloo
• Teoretisk fysik – Carina Ankarloo
• Mekanik – Hans Silverhag
• Farkost och Flyg – Bengt Roos
• Hållfasthetslära – Per Berg

Inköps- och avropsorganisation

Upphandlingsansvarig på Skolan för teknikvetenskap har till uppgift att fungera som skolans kontaktperson mot KTH:s upphandlingsansvarige, fungera som kontaktperson för skolans upphandlare, tillsammans med KTH:s upphandlingsansvarige se till att skolans upphandlare erhåller erforderlig utbildning samt tillsammans skapar rutiner och arbetsformer för att upphandlingen ska fungera effektivt.

Inköpsrutin för inköp/upphandling

När ett anskaffningsbehov uppstår under året, ansvarar respektive institution för att en upphandling genomförs.

I första hand ska KTHs egna ramavtal och därefter övriga statliga ramavtal nyttjas. Dessa återfinns under hemsidan för upphandling. På beställningar via ramavtal, avrop, ska det alltid framgå vilket ramavtal som åberopas.

Upphandling på KTHs intranät

Direktupphandling får användas om upphandlingens värde är lågt eller om det finns synnerliga skäl. I bilaga 1 beskrivs de procedurregler för direktupphandling som gäller för olika inköpsbelopp.

KTH har fastställt riktlinjer för användning av direktupphandling, vilka framgår av KTHs regelverk. Observera att det inte är den enskilda beställningens värde man ska räkna på eftersom vi (KTH) är skyldiga att samordna våra upphandlingar. T.ex. om det rör sig om en mobiltelefon kan man inte använda direktupphandling. I det här fallet är inte upphandlingens värde lika med värdet av den enskilda mobiltelefonen, med eventuellt abonnemang, utan lika med värdet av alla mobiltelefoner med tillbehör som köps av KTH under ett år.

Den totala kostnaden för KTH för köp av mobiltelefoner med tillbehör överstiger vida gränsen för direktupphandling. Då krävs det ett betydligt mer omfattande upphandlingsförfarande. För varor av denna typ finns oftast ett ramavtal.

Till synnerliga skäl räknas ej dålig planering vid upphandlingsprocessen.

Tänk på att:

• regeln om affärsmässighet gäller även vid direktupphandling,
• små inköp ger ofta merkostnader såsom expeditionsavgifter, fraktkostnader, fakturahantering mm.,
• motivet för att använda direktupphandling skall objektivt kunna försvaras. Skälen för direktupphandlig måste därför dokumenteras,
• upprepade direktupphandlingar av samma vara eller tjänst inte är tillåtet. Om behov finns av upprepade beställningar skall detta anmälas till upphandlingsfunktionen som hjälper till med att upphandla ramavtal inom aktuellt område,
• det är inte tillåtet att köpa varor eller tjänster från privatpersoner eller genom annons.

EU-upphandlingar skall anmälas till den centrala upphandlingsfunktionen i samband med att bokslutet lämnas in och skall ha en fastställd upphandlingsplan innan upphandlingen påbörjas. Upphandlingsplanen fastställs av skolchefen. Upphandlingen genomförs därefter av den institution som initierat upphandlingen med stöd av KTH:s upphandlingsansvarige.

Vid KTH uppstår ofta behov av kortare lärarinsatser från externt anställda personer. Behov av tillfälliga lärarinsatser kan i princip tillgodoses på två sätt: genom anställning eller genom tjänsteupphandling. Vid KTH är timanställning huvudregeln för att tillgodose behovet av tillfälliga lärarinsatser. Endast i undantagsfall kan tjänsteupphandling övervägas för kortare utbildningsinsatser inom KTH:s eget verksamhetsområde. För enstaka lärartjänster där utbildningsinsatsen som skall upphandlas endast kan utföras av just en person och denne av någon anledning inte kan anställas för den aktuella kursen kan direktupphandling användas upp till 150000 kr. Skriftligt avtal skall alltid tecknas. Det är olämpligt att träffa avtal med företag m.m. i vilka anställda vid KTH är delägare eller har ett starkt inflytande över, se vidare i KTHs regelverk.

Beställningar/avrop skall alltid vara skriftliga och får endast göras av ansvarig person.

Beställningarna skall minst innehålla:
vem som beställer,
vem man beställer av,
vad som beställs,
till vilket pris det beställs,
var, när och hur det ska levereras.

För avropsbeställning gäller att man även ska ange vilket ramavtal som avropas.

Anbud är ovillkorligen hemliga fram till tilldelningsbeslut.

Upphandlingsakten/samtliga beställningar skall diarieföras och arkiveras. På Skolan för teknikvetenskap görs detta hos arkivansvarig person.

Sakattest görs av inköparen/beställaren, det innebär att man på fakturan intygar att: man kontrollerat att produkten verkligen levererats och att det är rätt kvantitet samt att den är fullgod, betalningsvillkoren i fakturan stämmer överens med beställningen, priset stämmer, leveranstidpunkten är rätt, om ej att eventuellt vite och/eller dröjsmålsränta debiteras, det är rätt postgiro angivet på fakturan, eventuellt andra aktuella kommersiella villkor är riktiga.

Slutligen görs en ekonomisk attest på fakturan av attestant via elektronisk hantering.